Организация офисного пространства
Как бы не менялся современный офис, какие бы черты не обретал в соответствии с требованиями корпоративного стиля, он начинается, как и десятки лет назад, с входной группы.
Рецепшн, холл, приемная, фойе - вот первое, что мы видим, открывая двери офиса. И впечатление, точнее, эмоции, которые они у нас вызывают, могут оказаться столь сильными, что даже контакты с хозяевами не смогут их существенно изменить. По оформлению приемной судят о корпоративной культуре компании, ее положении в деловом мире и о ситуации внутри фирмы.<
/p>
«Клиенты в большинстве случаев заказывают индивидуальные приемные. При разработке проекта мы учитываем и фирменный стиль заказчика, и специфику его бизнеса, и финансовые возможности, - говорит директор по маркетингу и сбыту ПК ЗАО ЭНРАН Собко А.В. - Приемная - это место, где зачастую начинаются и завершаются деловые контакты: встретить и проводить гостя - это правило хорошего тона и возможность еще раз засвидетельствовать свое уважение партнерам. Мы учитываем и то, что здесь пересекаются пути сотрудников фирмы, происходит неформальный обмен мнениями, специфической информацией, обсуждение идей и событий. Таким образом, Приемная объединяет в себе разные уровни контактов: индивидуальное координирование, встречи гостей, интерактивную среду, и, наконец, конфиденциальное общение. И каждому из них отводится определенная зона«.
Для удобства оборудования специалисты ЭНРАН АКРОС выделяют следующие функциональные модули:
- Приемная с рецепцией
- Рабочее место для двух человек
- Открытый стеллаж для журналов, как разделитель зон
- Боковой контейнер для документов или IT коммуникаций
- Мультимедийный терминал
- Обширная зона для длительного ожидания
- Отдельная площадка для коротких консультаций
Многолетний опыт ЭНРАН АКРОС позволяет сформулировать ряд правил, соблюдение которых позволит создать функциональную и комфортную приемную:
- "Открытый" дизайн. Если внутренний дизайн создает ощущение открытости и прозрачности, клиент чувствует себя уверенно и спокойно. При этом в холе должны быть зоны для конфиденциального разговора и личных консультаций.
- Наличие "центра управления" (обязательно в центре приемной) позволит персоналу контролировать ситуацию, оперативно реагировать на настроение посетителей и эффективно организовывать свою работу. Эта зона должна быть просторной, открытой, насыщенной информацией, а рабочие места консультантов желательно оборудовать экранами. Организовывая такие <центры>, Вы работаете с клиентом как персонально, так и посредством предоставления доступной информации. Офис-менеджер готов к возникновению непредвиденных ситуаций и встреч, у него появляется возможность оптимального размещения и обслуживания большого числа посетителей. В этом случае традиционная стойка трансформируется в центр важнейших и разноплановых коммуникаций. Для персонала на транзитных площадях необходимо размещать информационные доски и места, где можно писать.
- Создание достойной информационной поддержки. Для работников прийомной должны быть созданы условия, чтобы выполнять свои функции максимально эффективно и оперативно. Но и клиенты должны поощряться за то, что проводят в офисе больше запланированного времени: для этого в зоне приема следует располагать информацию, представляющую интерес для посетителей, в том числе и о выгодных предложениях и дополнительном сервисе компании. Подробные сведения о деятельности компании и возможностях клиентов, информация о фирме, появляющаяся в прессе, должны быть доступны посетителям без ограничений. Это и облегчает работу персонала, и повышает уровень доверия клиента к компании.
- Зону встреч, первичного консультирования и ожидания расположить ближе к центру помещения - это создает панорамный эффект и, позволяет посетителю быстро получить максимум начальной информации и освоиться в новых условиях.
- Места для индивидуальных консультаций лучше организовать на второстепенной площадке - напротив рецепции. Они невелики по площади и разделены перегородками, но не замкнуты - так создается психологически необходимый уровень конфиденциальности, а также снижается влияние визуальных и шумовых раздражителей.
- Зоны общения и обучения становятся важнейшими аспектами офисной деятельности и, соответственно, требуют для себя продуманных планировочных и технических решений. Это в полной мере относится и к организации таких участков в зонах первичного приема и рецепций. Традиционные комнаты переговоров дополняются многофункциональными трансформируемыми помещениями для проведения конференций, семинаров и тренингов. Все эти помещения оснащаются таким оборудованием, как слайд и оверхед-проекторы, флип-чарты и интерактивные доски, мультимедиа-проекторы, плазменные панели, графические стены, аудиосистемы и средства для видеоконференций.
- В зоне неформального общения сотрудников используются отдельные островки, расположенные рядом с рабочими местами. Чтобы общение происходило более динамично, используются высокие столы, за которыми собеседники разговаривают стоя. К неформальному общению располагают зоны "кофиса" - что-то среднее между кафе и офисом, где за чашкой чая можно обсудить совместные планы. В отличие от буфетной, предназначенной для питания сотрудников компании, "кофис" располагается в непосредственной близости от рабочих зон и оборудуется автоматом для приготовления кофе и других напитков.
Читать другие статьи:
|
